Financiën

Overhead

Eind 2023 is de notitie overhead geactualiseerd. Overhead wordt geduid als het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Hiertoe behoren ook de systemen en aanverwante lasten die deze functies ondersteunen. Geadviseerd wordt om de keuzes ten aanzien van het onderscheid tussen functies in de primaire processen en de overhead toe te lichten. In het verleden hebben wij de keuze gemaakt om alle afdelingshoofden en sectordirecteuren toe te rekenen aan overhead en alle andere leidinggevenden toe te rekenen aan het primaire proces. Grondslag voor die aanpak was de directe verbinding van taken aan specifieke taakvelden. Ook onder de nieuwe regelgeving maken we dezelfde afweging.

Onderstaande tabel bevat een overzicht van de kosten van overhead voor de gehele organisatie.

De overheadkosten voor de jaarrekening 2025 vallen hoger uit dan 2024. Dit is naast reguliere indexatie met name het gevolg van hogere ICT-kosten van 2 miljoen (met name door hogere kapitaalasten, Microsoft licenties, personeelskosten, VNG bijdrage (Fonds GGU) en opleidingen). Daarnaast is in 2024 incidenteel de reservering voor voormalig personeel verlaagd terwijl in 2025 weer een toevoeging noodzakelijk was.

Europa

Vanaf het begin van de huidige Europese begrotingsperiode (2021-2027) is 9,36 miljoen Europese subsidie geworven. Het gaat om zestien gemeentelijke projecten en de toekenningen komen uit negen verschillende Europese regelingen. De hoogste en ook meeste toekenningen liggen in het sociale domein. Het zijn projecten van WeenerXL en van de Arbeidsmarktregio, bedoeld om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt of om statushouders te begeleiden naar werk. Daarna volgen toekenningen voor projecten op onderwerpen als klimaatadaptatie, biodiversiteit, data, cultuur en sport. Europese steun is vaak gericht op samenwerking en kennisuitwisseling. Op dit moment hebben we een samenwerking met zo’n 30 steden of organisaties uit dertien verschillende landen.

Medio 2025 heeft de Europese Commissie de kaders gepresenteerd voor de volgende begrotingsperiode 2028-2035. Duidelijk werd dat niet alleen de prioriteiten sterk wijzigen, maar ook dat de manier waarop Europese middelen nu worden toebedeeld flink op de schop gaat. Beide wijzigingen zijn niet direct in ons voordeel, maar bieden tegelijkertijd ook kansen.

Dankzij gestructureerde en gecoördineerde inzet op Europa hebben we in 2025 goede resultaten bereikt op het aantrekken van Europese financiering en het vergroten van het Europese netwerk. Dit resultaat is niet vanzelfsprekend. Er is blijvende aandacht nodig voor gemeentelijke inzet op Europa.

Inkoop

In 2025 is geïnvesteerd in het realiseren van een betrouwbaardere aanbestedingskalender en het beter matchen van de behoefte aan en vraag naar inkoopcapaciteit. Door betere afspraken te maken met de verschillende afdelingen en verder vooruit te plannen zijn aanbestedingen tijdig opgestart. Daarnaast zijn de randvoorwaarden vastgesteld om te komen tot een verbetering van het contractbeheer en contractmanagement. Door het op éénduidige wijze administreren en managen van contracten kan niet alleen de uitnutting van lopende contracten worden verbeterd, maar wordt ook de basis gelegd voor een meer efficiënte en effectieve aanbesteding van nieuwe contracten, een betere borging van de rechtmatigheid van contracten en een soepeler factuurverwerking. Het komende jaar zullen hierin verdere stappen worden gezet.

Rechtmatigheid

Algemeen

Sinds het boekjaar 2023 legt ons college expliciet verantwoording af over de rechtmatigheid van de jaarrekening richting de raad. In 2023 hebben we het gemeentebreed controleplan 2023-2026 vastgesteld. Dit plan is in 2025 geactualiseerd. Met dit plan geven wij invulling aan art. 212 en art. 213 van de Gemeentewet waarin we verplicht zijn zorg te dragen voor de toetsing van de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie.
Het normenkader is in 2025 geactualiseerd en we hebben de processen waar de financiële rechtmatigheid een rol speelt geïnventariseerd.

Niet volgens Europese richtlijnen aanbesteed

Bij de controles op aanbestedingen hebben we geconstateerd dat 5 dossiers niet conform de aanbestedingsregels zijn ingekocht. Ze zijn onrechtmatig. In totaliteit bedraagt de onrechtmatigheid op deze dossiers € 2,0 miljoen. Het grootste verschil betreft de leerroutes inburgering (€ 0,8 miljoen). De oorspronkelijk gecontracteerde partij leverde niet de gewenste prestatie. Ter overbrugging zijn deze leerroutes bij een andere partij ondergebracht in afwachting van een nieuwe aanbesteding. Inmiddels heeft een nieuwe aanbesteding plaatsgevonden en is per 1-1-2026 een nieuw contract ingegaan.

De redenen voor het niet inkopen conform aanbestedingsregels bij de overige dossiers zijn divers. Zo is er is sprake van een contract dat is verlengd waarbij in het contract geen verleningsmogelijkheid zat, is er een contract te laat aanbesteed en is er verzuimd een contract aan te besteden.

Naast de nieuwe aanbestedingsfouten, lopen ook een aantal fouten geconstateerd in 2024 door in 2025. Oorzaak hiervan is dat de contracten niet direct opzegbaar zijn. Het gaat om een bedrag van € 1,9 miljoen.

Een aantal van de nu geconstateerde onrechtmatigheden zal ook nog in 2026 doorlopen en dan tot een onrechtmatigheid leiden.

Begrotingsrechtmatigheid

Er is in 2025 geen sprake van niet-acceptabele begrotingsonrechtmatigheden. De Bijlage 'Beoordeling Begrotingsrechtmatigheid' bevat een nadere analyse van de begrotingsrechtmatigheid van exploitatieposten, reservemutaties en investeringskredieten.

Misbruik&oneigenlijk gebruik

Op basis van wettelijke eisen en behoorlijk bestuur heeft de gemeente de verplichting om maatregelen ter bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik (en fraude) te treffen en de risico’s zoveel mogelijk af te dekken. Naast de gebruikelijke interne controlemaatregelen zoals functiescheiding, controle op prestatielevering, toegangsrechten tot applicaties, regelmatige controle daarvan, het vastleggen van gebeurtenissen in log-ins en rapportages over deze maatregelen, zijn er ook specifieke M&O-beheersmaatregelen.  Dit betreft heldere regelgeving, voorlichting, controle vooraf, controle achteraf en sanctionering/maatregelen. Daarnaast zijn er voor de processen met inherente risico’s inzake misbruik en oneigenlijk gebruik beheersmaatregelen getroffen om deze risico’s te reduceren.

We hebben geconstateerd dat er voor € 0,5 miljoen misbruik is gepleegd. Dit bedrag hebben we teruggevorderd. Daarnaast loopt er een onderzoek naar een rechtmatigheid van een besteding van een subsidie.

Frauderisico

Hoewel geen formeel onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording heeft frauderisicoanalyse hier wel raakvlakken mee. Met de frauderisicoanalyse wordt zorggedragen voor een integraal inzicht rondom bestaande frauderisico’s binnen de gemeente en de getroffen beheersmaatregelen om de fraude te voorkomen. Hiermee wordt ook een advies van de accountant opgevolgd.

Fraude is van alle tijden en zal nooit helemaal uit te sluiten zijn. De gemeente heeft de verplichting om het plegen van fraude te beperken. Hiervoor zijn in de processen allerlei controlemechanismen ingebouwd die fraude zoveel mogelijk tegengaan.

Afgelopen jaar is in de diverse managementteams regelmatig stilgestaan bij het onderwerp fraude. We hebben in 2025 geen fraude geconstateerd. Wel is begin 2026 een signaal gekomen van de bank betreffende een mogelijke poging tot fraude. Hierop is door ons geacteerd

De frauderisicoanalyse zal in 2026 worden geactualiseerd.